18.04.2019 r.

Oferta w formie skanu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

W ostatnich tygodniach nasza Kancelaria podjęła się szczegółowej analizy problematyki prawnej związanej z formą oferty złożonej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Problem analizowany był przez naszą Kancelarię na kanwie postępowań odwoławczych na rzecz naszych Klientów, których oferty zostały odrzucone przez Zamawiającego ze względu na rzekomy brak przepisanej formy.

Uczestnicy postępowania złożyli oferty w przetargu nieograniczonym w formie elektronicznej, powstałe poprzez pierwotny wydruk dokumentu, a następnie zeskanowanie go do dokumentu pdf. i podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zamawiający odrzucił tak złożone oferty uznając, iż nie spełniają one wymogu formy elektronicznej, a stanowią jedynie kopię oryginalnej oferty sporządzonej uprzednio w formie pisemnej, która została jedynie poświadczona elektronicznie za zgodność z oryginałem.

Kancelaria, działając w imieniu dwóch uczestników, wniosła odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej (dalej: „KIO” lub „Izba”) w Warszawie, wskazując, że ofertę stanowiącą oświadczenie woli należy uznać za dokument elektroniczny niezależnie od tego, czy jej postać elektroniczna powstała wyłącznie przy użyciu programu komputerowego, czy też na skutek przekształcenia postaci papierowej do postaci elektronicznej (np. w formie skanu do .pdf), jeżeli tylko tak powstały dokument elektroniczny zostanie opatrzony następnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Do momentu rozstrzygnięcia sprawy przez KIO, w podobnych sprawach pojawiały się rozstrzygnięcia zarówno potwierdzające powyższe stanowisko, jak i prezentujące pogląd odmienny. Nasza Kancelaria w toku postępowania odwoławczego przedstawiła obszerne stanowisko opierające się na analizie obowiązujących przepisów prawnych, stanowisku Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji dotyczącym problemu formy elektronicznej oferty, jak również analizie orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej.

Działania zespołu Kancelarii doprowadziły do rozstrzygnięcia korzystnego dla Odwołujących. Pierwsze z postępowań odwoławczych zakończono już po złożeniu odwołania poprzez uznanie stanowiska Odwołującego przez Zamawiającego i Przystępującego. W drugiej sprawie Krajowa Izba Odwoławcza po przeprowadzeniu postępowania odwoławczego, wydała orzeczenie podzielając w całości stanowisko Odwołującego.

W krótkim czasie po wydaniu wspomnianego wyżej wyroku przez KIO, stanowisko prezentowane przez Kancelarię zostało potwierdzone także przez Urząd Zamówień Publicznych, który wydał szczegółową opinię w tym względzie. Zachęcamy do zapoznania się z przedmiotową opinią na stronie UZP: https://www.uzp.gov.pl/aktualnosci/dopuszczalnosc-skanu-oferty-w-postepowaniu-o-zamowienie-publiczne

Z uwagi na zaangażowanie Kancelarii w sprawę na późnym etapie tj. dopiero po odrzuceniu ofert uczestników, wsparcie prawne udzielone było równolegle przez kilka osób z naszego zespołu. Za opracowanie głównej koncepcji postępowania odwoławczego i przygotowanie argumentacji prawnej odpowiadała apl. radc. Kinga Hałasa. Szczegółowe stanowisko w sprawie oraz odpowiedzi na pytania Izby w trakcie rozprawy przed KIO w Warszawie przedstawiła apl. radc. Agata Grosicka. Za sprawny proces obiegu pism, a także bezpośrednie doręczenia w Warszawie i koordynację całego procesu obiegu dokumentów odpowiadała Martyna Gawdzis.

 

/SEK/