Przepisy o formie dokumentowej – usankcjonowanie dotychczasowej praktyki

19.09.2016 r.

Przepisy o formie dokumentowej – usankcjonowanie dotychczasowej praktyki

Informatyzacja społeczeństwa stale wymusza przeorganizowanie otaczającej nas rzeczywistości – również prawnej. Zmiany w kodeksie cywilnym odnoszące się do form czynności prawnych i wprowadzające zupełnie nową formę opartą o prawo niemieckie – formę dokumentową -jest odpowiedzią na potrzeby obrotu gospodarczego.

Omawiana forma stanowi nowy typ formy szczególnej, mniej sformalizowany niż forma pisemna co znajduje wyraz głównie w rezygnacji z konieczności złożenia własnoręcznego podpisu, a co za tym idzie – stanowi ona odrębną formę od formy pisemnej czy też formy elektronicznej.

Zgodnie z brzmieniem nowego art. 77² Kodeksu cywilnego, do zachowania formy dokumentowej czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Ustawodawca, by rozwiać wszelkie wątpliwości co do pojęcia dokumentu wprowadza jego definicję legalną w art. 77³ Kodeksu cywilnego: dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Obydwa przepisy statuują konstytutywne przesłanki jakie należy spełnić by móc określić coś mianem formy dokumentowej.

Pierwszą z przesłanek jest nośnik informacji, który pozwoli zapoznać się z treścią złożonego oświadczenia woli. Treść dokumentu może zostać zatem dowolnie ujawniona (np. znaki graficzne, dźwięk, obraz), a także utrwalona na dowolnym nośniku (np. papier lub plik) i za pomocą dowolnych środków (pióro, komputer, telefon komórkowy). Konieczne jednak jest, by treść zapisana na dowolnym nośniku była możliwa do odtworzenia dla drugiej strony czynności prawnej, czy też na potrzeby postępowania sądowego.

Drugą z przesłanek jest takie złożenie oświadczenia woli, które pozwoli ustalić tożsamość osoby składającej owo oświadczenie, przy czym może to nastąpić, np. na podstawie samej treści dokumentu, lub też po zweryfikowaniu urządzenia za pomocą, którego zostało złożone oświadczenie.

Forma dokumentowa może zostać zastrzeżona dla określonej czynności prawnej jako forma umowna lub ustawowa. Znowelizowane przepisy już przewidują formę dokumentową w art. 720 §2 Kodeksu cywilnego, który stanowi, że umowa pożyczki, której wartość przenosi tysiąc złotych, wymaga zachowania formy dokumentowej. Jednak nie ulega wątpliwości, że podstawowe znaczenie forma dokumentowa będzie miała jako forma umowna.

Obecnie wprowadzone przepisy określają następstwa zastrzeżenia oraz zachowania formy dokumentowej. Zgodnie z art. 73 §1 K.c., jeżeli ustawa zastrzega dla określonej czynności formę dokumentową, czynność ta jest nieważna tylko, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.

Zastrzeżenie formy pisemnej albo dokumentowej bez rygoru nieważności skutkuje tym, że w przypadku niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności, chyba że zachowanie tej formy zastrzeżone zostało jedynie dla wywołania określonych skutków prawnych.

Tym samym należy mieć na uwadze wyjątki opisane w kolejnych paragrafach artykułu 74 K.c. oraz szczególne postanowienia dotyczące przedsiębiorców: W przypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy dokumentowej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w dokumencie skierowanym do drugiej strony, a dokument ten zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła w dokumencie.

Natomiast gdy strony umownie zastrzegą dla czynności prawnej formę dokumentową bez określania skutków niezachowania owej formy należy traktować ją jako zastrzeżoną wyłącznie dla celów dowodowych.

Wprowadzone zmiany z pewnością usprawnią i przyspieszą dokonywanie czynności prawnych. Zmiany w przepisach będą sporym ułatwieniem, szczególnie dla przedsiębiorców, którzy na co dzień opierają własne działania na elektronicznych sposobach wymiany informacji jak i również dla osób nie potrafiących czytać lub pisać.

W praktyce wprowadzona nowelizacja jednak może nieść pewne utrudnienia w ustalaniu tożsamości osoby składającej oświadczenie woli, a w związku z tym ryzyko dokonywania czynności pranych w oparciu o formę dokumentową.